當在工作中左支右絀，或抱怨自己是公司最忙碌的人，抑或每天回到家裡感覺身心俱疲時，你有沒有想過：為什麼會造成這種情況呢？原因究竟在哪裡？很多人不曾思考過這個問題，他們只知道東忙西忙，好像每天都過得很「充實」，卻從不去了解這種「充實」是否真的有價值。
在某大學的時間管理課上，教授把一些鵝卵石裝入一個罐子，然後問學生：「這個罐子裝滿了嗎？」表面上看，這個罐子確實裝滿了鵝卵石，好像也放不下其他東西了。因此，全班同學異口同聲地說：「是的， 裝滿了。」
教授笑了笑，從桌底拿出一袋碎石子，倒入罐子中，慢慢地搖晃，碎石子從鵝卵石之間的小孔掉了進去；再加一些，再搖晃。教授做完這些，又問學生：「現在罐子裝滿了嗎？」這一次，學生不敢太快回答，大家有些不太確定：「也許沒有滿。」
「很好！」教授說完後，從桌底拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子裡，並輕輕晃動。做完這些，教授繼續問：「大家說，這個罐子裝滿了嗎？」
「沒有。」全班同學學乖了，很有信心地回答。
「好極了！」教授說完，從桌底拿出一杯水，慢慢地倒入罐子。做完這些事之後，教授問全班同學：「請問大家，從這件事中，你們得到了什麼啟示？」
全班同學陷入一陣沉默，只有一個學生舉手回答：「這件事說明無論有多忙，行程排得有多滿，如果再逼自己一下，就可以做更多的事情。」答完之後，他的臉上充滿得意的神情。
教授點了點頭，微笑說：「回答得不錯，但是沒有抓住重點。」說到這裡，教授故意頓了頓，用眼睛掃了所有學生一遍後說：「這件事告訴我們，如果不先將大的鵝卵石放進罐子裡，也許就永遠沒有機會將其他東西放進去。」
教授的話很直白地指出：做事要講究輕重緩急，一定要把握主次先後，這樣才能兼顧各項工作。鵝卵石、碎石子、沙子、水代表的是不同的工作，它們有主次先後之分、輕重緩急之別，只有排列出一個合理的順序，才能有條不紊地做好這些事。
在工作中，我們難免會碰到各種瑣碎、雜亂的事情糾纏在一起。如果不懂得按照其輕重緩急來處理，勢必被這些事弄得焦頭爛額，不但會耗費巨大的時間和精力，還可能做不完、做不好，真可謂事倍功半。
可是很多人是按照下面的準則，來決定做事的優先順序：
先做緊迫的事，再做無關緊要的事。
先做有趣的事，再做沒意思的事。
先做已經排定的事，再做臨時、突發的事。
先做喜歡的事，再做不愛的事。
先做熟悉的事，再做不拿手的事。
先做容易的事，再做認為有難度的事。
先做需要花費時間少的事，再做耗費時間多的事。
先做資料齊全、準備充分的事，再做欠缺資料、準備不夠的事。
乍看之下，按照這些準則來做事沒有什麼不妥，但實際上這些準則並不符合高效工作的要求。因為高效工作是以實現目標為導向，那到底應該先著手處理哪些事情呢？
對於這個問題，著名的麥肯錫公司給出答案：應該按照事情的重要程度排出優先次序。
而重要程度是指，對實現目標的貢獻或價值大小。貢獻或價值越大的事情越重要，就越應該優先去做；貢獻或價值越小的事情越不重要，越應該延後處理，甚至不處理。
用一句簡單的話說，即是：「現在做的這件事，是否離目標更進一步？」按照這個原則來判斷事情的輕重緩急。
在上述8種決定優先次序的準則中，最容易被誤導的恐怕是「先做緊迫的事情，再做無關緊要的事情」。大凡低效能的人，他們每天80％的時間和精力，幾乎都花在緊迫的事情上，也就是說，在他們眼裡，最緊迫的事情是最重要的，應該放在首位去處理。按照這種思維，他們把每日待辦事項區分為三個層次：
第一層次：今天必須做的事─最緊迫的事
第二層次：今天應該做的事─有點緊迫的事
第三層次：今天可以做的事─無關緊要的事
這樣的排法，往往會出現迷思，那就是很多重要的事情，往往不一定緊迫。
所以，按照事情的重要程度來排序還是不夠的，仍必須結合事情的緊迫性，也就是其輕重緩急來排出順序。建議可將事情劃分為四個層次，如下圖座標所示：
1.重要而且緊急的事
這類事情可能是實現目標的關鍵環節，也可能與你的生活息息相關，它比任何一件事情都值得優先去做。做完做好才可能去做別的工作。
舉個簡單的例子，假如有個人在沙漠裡又渴又餓，馬上就要死了，此時送水給他喝就是重要而緊急的事情，送飯給他吃反而是重要但不緊急的事情。因為對於一個又渴又餓的人來說，水源比食物更重要，只有先給他水喝，才能把他從死亡邊緣拉回來，然後再給他食物，讓他從極度饑餓中走出來。如果先給他飯吃，他也吃不下，因為他早已沒有力氣吃飯了。
建議：重要而緊急的事情要毫不猶豫地去做，並要堅持到底，努力做好。
2.重要非緊急的事
類似上面的例子，即重要但非緊急的事情，在工作或生活中很常見。像是指導員工的工作、讀幾本好書、和家人交流感情、節制飲食、鍛鍊身體等等，都非常重要，因為它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係，但是不緊急，經常容易被忽視和拖延，導致沒有下文。這類事情考驗的是一個人的自覺性和主動性，只有意識到它們的重要程度，才有可能去認真對待。
建議：認清對自己重要的事情，保持主動和自覺規律完成這些事。
3非重要但緊急的事
這樣的事情也經常在周遭出現，像同事請你幫他列印一份檔案、朋友打電話叫你現在去KTV唱歌等等。這類事情不重要，但是看起來很急。由於種種原因，我們不忍心拒絕，導致它們影響正常的工作或生活安排。譬如你正在處理要事，同事請你幫忙列印，你不好意思拒絕，結果是手上的工作被耽擱；朋友叫你去唱歌，你還是不好意思拒絕，結果唱到半夜才回來，第二天上班精神不振，工作時當然無精打采。
建議：學會拒絕，不要讓非重要但緊急的事情干擾到正常工作。
4不重要也不緊急的事
生活和工作中，不重要也不緊急的事情非常多，像追劇、上網玩遊戲等，它們或許有一點價值，但如果毫無節制地沉溺其中，將浪費大量的時間。與其深陷於電視劇，不如讀幾本好書；與其上網玩遊戲，不如去健身和鍛鍊。
建議：不沉迷、不荒廢，珍惜寶貴的時間，用在最有價值的事情上。
(本文摘自《累死你的不是工作，是工作方法：讓GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的46個最強工作術！》，幸福文化出版，李文勇著)
